Archive | Uncategorized RSS feed for this section

Precizari privind componentele modelului de procedura operationala

12 Feb

B. Precizari privind componentele modelului de procedura operationala

b.1) Precizari comune componentelor

b.1.1) Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu mod ificarile cerute de rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.
b.1.3) Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra activitatii procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala respectiva.
b.1.5) In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a procedurii operationale.

b.2) Precizari specifice componentelor

b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1):
– responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, apr obare), prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice;
– cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup sau o comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei.

b.2.2) Cu privire la Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2):
– se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor;
– cand se realizeaza o noua editie a proced urii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind componenta revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza;
– coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, referi toare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale;
– la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori.

b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale (componenta 3):
– coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartime nt/persoana a carui/carei activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri in legatura cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizarii prin noi editi i sau revizii.

b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operationale (componenta 4):
– entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple in modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica s i inscrie scopurile specifice in cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta, precum si de alte elemente privind activitatea procedurata; de exemplu, in cazul unei activitati de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operationale este si acela al descrierii, identificarii si asigurarii necesarului de produse si servicii.

b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5):
– aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice, astfel incat la fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea resp ectiva (pct. 5.4) sa fie eliminata orice situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si elaborare a procedurilor, de suprapunere de atributii intre  compartimente, de atributii pentru care nu au fost fixate responsabilitati etc.;
– de exemplu, in cazul unei proceduri operationale privind raportarea numarului de personal si a veniturilor salariale se recomanda:
– prezentarea activitatii de raportare a datelor privind numarul de personal si veniturile salarial e ale acestuia (pct. 5.1);
– delimitarea acesteia, in special de alte activitati de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achizitiile etc. (pct. 5.2);
– nominalizarea activitatilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angaj are sau de intocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activitati furnizoare de informatii catre activitatea de raportare a numarului de personal si a veniturilor salariale, sau nominalizarea activitatii de elaborare a rapoartelor de sinteza, pe ansamblul entitatii publice, care se bazeaza pe informatiile primite de la activitatea procedurata (pct. 5.3);
– nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atributii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de ang ajare, a directiilor/serviciilor la nivelul carora se intocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaboreaza statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteza, ca beneficiar de informatii. Se nominalizeaza ca fiind implicate in procesul activitatii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidentei personalului si a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).

b.2.6) Cu privire al Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6):
– aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata de activitatea procedurata;
– este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare activitate;
– gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislatia primara se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in v edere hotarari ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in aplicarea legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice (legislatie tertiara), se ref era la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele asemenea si au efect asupra activitatii procedurate.

b.2.7) Cu privire la Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7):
– se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin cunoscuti; prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;
– se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in cauza;
– se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.) utilizati cu mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni, permit o intelegere si utilizare mai usoara a procedurii;
– se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si abrevierile termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a termenului definit sau abreviat , dupa caz;
– in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv, abreviati, pentru exemplificare, termeni utilizati in model.

b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operationale (componenta 8):
– aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este si acea componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi. Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concre te in care se desfasoara activitatea respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si
pregatirea profesionala a salariatilor si, nu in u ltimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar si control. Cele cateva puncte si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala, recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente;
– la “Generalitati” (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii.
Se va evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale, cum ar fi cele legate d e scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, in cazul unei proceduri operationale privind activitatea de aprovizionare, la
“Generalitati” se poate mentiona ca aceasta urmareste descrierea clara a produsului/serviciului de achizitionat, verificarea si aprobarea documentelor utilizate in procesul de aprovizionare, relatiile cu furnizorii/prestatorii, receptia produsului/serviciului aprovizionat, pastrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activitatii, cum ar fi: transparenta, egalitatea sanselor potentialilor furnizori/prestatori, legalitatea, impartialitatea, confidentialitatea etc.;
– la “Documente utilizate” (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar si manuale, instructiuni operationale, liste de veri ficare (check-lists) etc., care furnizeaza informatii necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile, precise, usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand
fi comasate sau detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor respective;
– la “Lista si provenienta documentelor utilizate” (subpct. 8.2.1) se are in vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilo r de identificare, daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, intre compartimentele entitatii pub lice;
– la “Continutul si rolul documentelor utilizate” (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma completa, anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si mentiuni referitoare la rolul lor;
– subpct. 8.2.3 “Circuitul documentelor” are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa circule documentele in procesul de realizare a activitatii, precum si operatiunile ce se efectueaza in legatura cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoana pe la care circula. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitatii sa fie integrat in fluxul general al documentelor din cadrul entitatii publice. Se recomanda utilizarea reprezentarii grafice a circuitului documentelor;
– pct. 8.3 “Resurse necesare” se dezvolta pe structura clasica a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) si, respectiv, resurse financiare (subpct.
8.3.3). De mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referim; la unele activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala, iar la altele este preponderenta resursa umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestora;
– subpct. 8.3.1 “Resursa materiala” se dezvolta pe elementele de logistica: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, retea, imprimanta, posibilitati de stocare a informatiilor etc., dar si pe elemente de alta natura, daca specificul activitatii o impune. De exemplu, in cazul unei entitati publice cu activitate de teren intensa, cu deplasari auto frecvente, activitatea de transport capata o conotatie distincta, iar procedura operationala aferenta, la resursa materiala, va trebui sa reflecte parc ul auto, fapt care, in
acest caz, va da greutate sporita acestui tip de resursa, in comparatie cu resursa umana sau financiara;
– subpct. 8.3.2 “Resursa umana” fixeaza compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele din cadrul entitatii publi ce care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in realizarea activitatii procedurate;
– subpct. 8.3.3 “Resursa financiara” are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare cheltuielilor de functionare (achizitionarea materialelor c onsumabile necesare desfasurarii activitatii, acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat in activitatea respectiva etc.), dar si a sumelor necesare altor tipuri decheltuieli proprii unei anume activitati. De exemplu, in situatia unei activitati de achizitie, resursafinanciara trebuie sa reflecte sumele din buget aferente programului de achizitii al entitatii publice;
– pct. 8.4 “Modul de lucru” pentru o activitate poate fi formal izat, respectiv transpus inprocedura operationala, numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitate;
– subpct. 8.4.1 “Planificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii” se sprijina, pe de o parte, pe actiunile identificate, asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 9 “Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii”, iar pe de alta parte, pe o buna cunoastere si stapanire a cerintelor generale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr.
8 “Planificarea” si a Standardului de control intern nr. 11 “Managementul riscului”, prezentate in anexa nr. 1 la ordin. Actiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate si a masurilor de limitare a efectului acestora, a conditiilor de eficienta si legalitate impuse, puse in corelatie si intr -o succesiune logica si cronologica, constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura operationala pentru activitatea analizata. Un exemplu in acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operatiuni
supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobat e prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cadrele specifice ale proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine-statatoare, documente elaborate si aprobate la nivelul fiecarei entitati publice;
– subpct. 8.4.2 “Derularea operatiunilor si actiunilor” reflecta programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate in realizarea activitatii, in care acesta/aceasta uzeaza de toate instrumentele specifice si actioneaza corespunzator prevederilor din procedura operationala si, in special, celor din instrumentul de planificare a activitatii. Se recomanda cuprinderea in procedura operationala, sub forma tabelara, a modului de operare, un de pe verticala se pot cuprinde etapele ce se deruleaza in legatura cu activitatea respectiva, iar pe orizontala se precizeaza intrarile de informatii (de la cine? ce?), operatiunile, actiunile/prelucrarile, completarile etc., ce au loc fata de datele intr ate, instrumentele utilizate in acest scop, iesirile de rezultate (care? catre cine? etc.). Recomandam ca exemplu de instrument utilizat in derularea unei activitati consultarea modelelor privind listele de verificare (check -lists) a proiectelor de operatiuni prezentate la viza in cadrul activitatii de control financiar preventiv propriu, modele
aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea contro lului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003, cu modificarile ulterioare;
– subpct. 8.4.3 “Valorificarea rezultatelor activitatii” poate fi orientat catre mai multe directii, ca de exemplu: analiza gradul ui de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora; identificarea masurilor de imbunatatire etc.

b.2.9) Cu privire la Responsabilita ti si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9):
– se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea procedurata, precum si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile s i/sau, dupa caz, raspunderile fata de acestea;
– se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii lor, iar a compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces;
– in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, …, actiunile (operatiunile), cu a, b, c, …, iar responsabilitatile/raspunderile, cu abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V =verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului III; actiunea f este o acti une de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.

b.2.10) Cu privire la Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10):
– este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante, prezentate in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii;
– pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.
————-
Anexa nr. 2 a fost introdusa pr in pct. 5 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22 august 2006
publicat in MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

// OMFP 946 – Precizari privind componentele modelului de procedura operationala

Advertisements

Precizari generale cu privire la modelul de procedura operationala

12 Feb

A. Precizari generale cu privire la modelul de procedura operationala

a.1) Prezenta procedura operationala este un model.
Modelul prezentat completeaza segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii sistemelor de management financiar si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

a.2) Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul propriu de management financiar si control, de gradul de dotar e, de tipurile de activitati si complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme completate si imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor ghiduri intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma
adoptata, trebuie avute in vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 “Proceduri”, prezentat in anexa nr. 1 la ordin.

a.3) Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale, conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar si control, dispuse la art. 2, 3 si 4 din ordin.

a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control prevazute in anexa nr. 1 la ordin.
Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura ope rationala poarta amprenta fiecarui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente -cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea, activitatile de control, auditarea si evaluarea.

a.5) Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare activitate, actualizate in mod permane nt si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati.

a.6) In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale se po t derula si prin utilizarea sistemelor informatice.

// OMFP 946 – Control intern managerial

Standard 25 – AUDITUL INTERN

12 Feb

25.1 Descrierea standardului
Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caror activitate se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

25.2. Cerinte generale
– Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice;
– Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora ;
– Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

25.3. Referinte principale
– Legea nr. 672/2002 privind auditul pub lic intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, cu modificarile ulterioare;
– Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului public intern in cadrul entitatilor publice.
————-
Pct. 2 din Anexa nr. 1 a fost completat prin pct. 4 al art. I din ORDINUL nr. 1.389 din 22
august 2006 publicat in MONITORUL OFICIAL nr. 771 din 12 septembrie 2006.

// OMFP 946 – Standard 25 – AUDITUL INTERN (Control intern managerial)

Standard 24 – VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

12 Feb

24.1. Descrierea standardului
Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor actiuni.

24.2. Cerinte generale
– Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a functionarii sistemului de control intern si a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;
– Verificarea operatiunilor garanteaza contributia controalelor interne la realizarea obiectivelor;
– Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune
care revine managerului;
– Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului.

24.3. Referinte principale
– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;
– Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
– Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

// OMFP 946 Standard 24 – VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI INTERN

Standard 23 – ACCESUL LA RESURSE

12 Feb

23.1. Descrierea standardului
Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare si informationale ale entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si folosirea corecta a acestor resurse.

23.2. Cerinte generale
– Restrangerea accesului, la resurse reduce riscul utilizarii inadecvate a acestora;
– Severitatea restrictiei depinde de vulner abilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor si valorilor se au in vedere costul, riscul potential de pierdere sau utilizare inadecvata;
– Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor determina frecventa acestor verificari;

23.3. Referinte principale
– Legea nr. 500/2002 privind finantele publicei cu modificarile ul terioare;
– Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizarilor privind inventarierea bunurilor din domeniul public al statului;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv;
– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statul ui, aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile ulterioare;
– Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia;
– Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat cu modificarile si completarile ulterioa re;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre entitatile publice;
– Legile bugetare anuale;
– Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicata;
– Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilor apartinand entitatilor publice, cu modificarile si completarile ulterioara;
– Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor, cu modificarile si completarile ulterioare;
– Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa;
– Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;
– Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu modificarile si comp letarile ulterioare.

// OMFP 946 – Standard 23 – ACCESUL LA RESURSE

Standard 22 – STRATEGII DE CONTROL

12 Feb

22.1. Descrierea standardului
Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si mentinerea in echilibru a acestor strategii.

22.2. Cerinte generale
– Exista un raport de interdependent a intre strategiile, politicile si programele elaborate pentru atingerea obiectivelor si strategiile de control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele entitatii publice si, d eci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;
– Strategiile de control sunt cu atat mai complexe si mai laborioase cu cat fundamentarea si realizarea obiectivelor entitatii publice sunt mai complexe si mai dificile;
– Strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general, acestea necesitand studii, in vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregatirii personalului de control, a imbunatatirii metodelor si procedurilor de control, a m odului de evaluare a controalelor etc.;
– Strategiile de control se refera si la tipurile de control aplicabile situatiei. In paleta larga a modalitatilor de control si a criteriilor de clasificare a acestora, regasim: activitati de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; clasificarea controlului in functie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj); clasificarea controlului in functie de scopul urmarit: control de conformitate; control de perfectionare; control de adaptare etc;
clasificarea controlului in functie de apartenenta organelor de control: control propriu; control exterior; clasificarea controlului in functie de executanti: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; clasificarea controlului in functie de modul de executie: control direct; control indirect; control incrucisat; clasificarea controlului in functie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic; clasificarea controlului in functie de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru altii; clasificarea controlului in functie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; clasificarea controlului in functie de momentul efectuarii acestuia: control ex -ante; control concomitent; control ex-post; etc.

22.3. Referinte principale
– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;
– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
– Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania;
– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.

// OMFP 946 – Standard 22 – STRATEGII DE CONTROL

Standard 21 – CONTINUITATEA ACTIVITATII

12 Feb

21.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice moment, in toate imprejur arile si in toate planurile, cu deosebire in cel economico-financiar.

21.2. Cerinte generale
– Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;
– Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;
– Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse masuri, de exemplu: angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din entitatea pu blica din alte considerente; delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.); contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare; contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare ;
– Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor
care sa previna aparitia lor.

21.3. Referinte principale
– Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificarile ulterioare;
– Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;
– Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici;
– Hotararea Guvemuiui nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului com un european de curriculum vitae;
– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice;
– Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare;
– Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare.

// OMFP 946 – Standard 21 – CONTINUITATEA ACTIVITATII

Standard 20 – GESTIONAREA ABATERILOR

12 Feb

20.1 Descrierea standardului
Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, inainte de efectuarea operatiunilor.

20.2. Cerinte generale
– In derularea actiunilor pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzactiilor prin procedurile existente;
– Abaterile de la procedurile existent e trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;
– Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.

20.3. Referinte principale
– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:
art. 20: “Regimul refuzului de viza”;
art. 21: “Autorizarea efectuarii un or operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv”;
art. 22: “Masuri operative” (referitor la efectuarea de inspectii de catre Ministerul Finantelor Publice, in cazurile in care exista indicii ale unor abateri de la legalitate sa u regularitate in
efectuarea de operatiuni, in cazul in care este sesizat de catre un contabil -sef in legatura cu efectuarea de operatiuni pe propria raspundere a ordonatorului de credite, fara viza de control financiar preventiv etc.).

// OMFP 946 – Standard 20 – GESTIONAREA ABATERILOR

Standard 19 – SUPRAVEGHEREA

12 Feb

19.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masuri de supraveghere adecvate a operatiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex -post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora.

19.2. Cerinte generale
– Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;
– Controalele de supraveghere impl ica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari prin sondaje sau orice alte modalitati care confirma respectarea procedurilor;
– Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;
– Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care: fiecarui salariat i se comunica atributiile, res ponsabilitatile si limitele de competenta atribuite; se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat; se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii operatiunii.

19.3. Referinte principale
– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:
art. 4: “Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern; cerintele controlului intern.” [alin. (1) si alin. (2)];
art. 22: “Masuri operative.” alin. (1) – (9) cu privire la inspectii;
– Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
– Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.
————-
*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile ce ii revin pe linia supravegherii curente a activitatii, conditie de exercitare a acesteia si raspunderile si, de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.

// OMFP 946 – Standard 19 – SUPRAVEGHEREA – Control intern managerial

Standard 18 – SEPARAREA ATRIBUTIILOR

12 Feb

18.1. Descrierea standardului
Elementele operationale, si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealalta, respectiv functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.

18.2. Cerinte generale
– Separarea atributiilor si -responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
– Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment;
– Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;
– Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii atributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte masuri.

18.3. Referinte principale
– Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ul terioare:
art. 24 alin. (1): “Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de catre ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.”;
– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind cont rolul intern si controlul financiar preventiv, republicata:
art. 11: “Separarea atributiilor”: “Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse cont rolului
financiar preventiv propriu”.;
– Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Directia generala de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice – Cap. 2 – “Actorii financiari. Principiul separarii functiunilor […]“;
– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004.

// OMFP 946 Control intern managerial – Standard 18 – SEPARAREA ATRIBUTIILOR